AI로 미팅 노트 작성을 자동화해 생산성을 높이는 방법
세일즈 미팅을 진행하면서 고객에게 집중하는 것이 얼마나 중요한 지 우리는 모두 알고 있습니다. 고객의 의견을 경청하고, 요구사항을 파악하고 정확한 답변을 제공하는 것은 영업을 성사시키기 위해 너무 당연합니다.
그리고, 미팅을 진행하면서 미팅 노트를 작성해야 하는 문제도 있습니다. 미팅 노트가 중요한 이유는 너무 당연한데요, 잠재 고객에 대한 이해, 제품 인사이트, 타 팀에게 영업 상황을 공유하고 Collaboration할 수 있는 맥락을 제공하기 때문입니다.
하지만 미팅 도중에 미팅 노트를 잘 작성하는 것은 어렵습니다. 고객의 말에 집중하다가 중요한 정보를 기록하지 못할 수도 있고, 반대로 메모에 집중하다가 고객의 중요한 정보를 놓칠 수도 있죠.
다행히, 최근의 기술 발전은 영업사원이 고객과의 미팅에만 집중할 수 있게 도와줍니다. Chat gpt와 같은 AI를 기반으로 자동으로 고객 미팅을 텍스트로 저장하고, 중요한 내용을 추출해줄 수 있죠.
세일즈 미팅 노트란?
미팅 노트란, 세일즈 미팅 혹은 전화통화 중 고객으로부터 수집한 정보를 문서로 기록한 것을 의미합니다. 미팅 노트에는 고객의 핵심 니즈, 핵심 니즈와 관련된 배경, 진행중인 거래에 대한 영업사원의 인사이트, 시장 혹은 제품 지식이 포함됩니다.
영업사원은 미팅 노트를 작성하면서 영업 프로세스를 정리하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 또한 미팅 노트를 팀에 공유함으로서, 영업 관리자 및 제품팀 / CS팀 등 타 팀과 고객에 대한 인사이트를 공유할 수 있어 효과적인 협업과 영업을 촉진합니다.
미팅 노트가 중요한 이유
기억력 : 사람의 기억력은 그리 좋지 않습니다. 미팅에서 나온 중요 내용을 다 기억할 수 없기 때문에 반드시 미팅 노트를 작성해야 하며, 미팅 노트에 작성된 내용을 통해 고객의 중요 정보를 놓치지 않을 수 있습니다.
고객 경험 강화 : 잘 작성된 미팅 노트를 통해 고객 경험을 강화할 수 있습니다. 예를 들어 고객이 미팅에서 말했던 중요하게 해결해야 하는 문제와, 그 문제가 비즈니스에 끼치는 영향을 미팅 노트로 잘 정리하면, 고객의 요구 사항을 완벽하게 해결하는 제안을 만들어 거래를 성사시킬 수 있습니다.
세일즈 코칭 : 미팅 노트는 영업 관리자에게도 유용합니다. 팀원들이 고객과 미팅하고 와서 작성한 노트를 기반으로, 실적 향상을 위해 어떤 점을 개선해야 하는 지 등을 찾아내 팀을 코칭할 수 있습니다.
제품 및 시장 지식 확보 : 미팅 노트에 적혀진 고객 정보를 통해, 고객과 시장의 니즈가 무엇인지를 파악할 수 있습니다. 특히 마케팅 팀 혹은 제품팀에게 미팅 노트를 공유하면, 고객을 직접 만나지 않더라도 고객에 대한 이해를 높일 수 있죠.
미팅 노트는 단순한 기록용 노트가 아니라, 고객과의 관계를 개선하고 팀별 협업을 촉진하여 궁극적으로 영업 효과를 극대화할 수 있는 도구입니다.
미팅 노트를 작성하는 방법
기본 방법 : 미팅 노트를 작성하는 가장 기본적인 방법은 수기로 기록하는 것입니다. 미팅을 진행하면서 나오는 주요 정보들을 메모하고, 미팅이 끝난 후 다시 정리하는 방법이죠.
그렇지만 이 방법은 여러 가지 이유로 효율적이지 않습니다.
- 텍스트 기반 노트는 미팅에 참석하지 않았던 사람들이 이해하기 어려울 수 있습니다. 수기로 기록한 미팅 노트에는 기록이 남기까지의 맥락을 담을 수 없기 때문이죠.
- 텍스트 기반 노트는 고객의 목소리가 있는 그대로 담겨있지 않습니다. 미팅 도중에 중요 정보를 캐치하고 다시 정리하는 과정에서 작성자의 개인적인 생각 등이 반드시 포함되기 때문이죠.
- 미팅 도중 중요 정보를 기록한다면, 영업사원의 집중력이 분산됩니다. 미팅에서 가장 중요한 것은 고객의 말을 경청하고 영업 성공을 위한 정보를 파악하는 것인데, 메모를 작성하다 보면 고객에게 집중하는 것이 어려울 수 있습니다.
AI를 이용한 미팅 노트 작성
최근 AI의 발전을 통해, 더 이상 미팅 중간에 중요 정보를 수기로 작성할 필요가 없어졌습니다. Chat gpt 등의 생성형 AI를 이용하면, 마치 사람이 작성한 것과 유사한 미팅 노트를 자동으로 추출할 수 있죠.
우선, AI 기반 미팅노트 작성은 효율적이고 정확합니다. AI는 미팅에서 발화된 텍스트를 기반으로 미팅 노트를 작성하기 때문에, 기억의 한계로 인해 놓치는 내용 없이 미팅 노트를 작성할 수 있습니다. 또한 사람의 별도 해석 없이 고객의 발화에 따른 니즈를 있는 그대로 전달할 수 있죠.
영업사원의 생산성도 향상됩니다. 더 이상 미팅 도중에 미팅 노트 작성을 위해 메모해야 할 필요가 없어지기 때문에, 고객과의 대화와 요구사항에만 집중할 수 있어 좀더 생산성이 높은 미팅을 진행할 수 있습니다.
그리고, 팀과의 협업을 강화할 수 있습니다. AI가 자동으로 요약한 미팅 노트를 통해, 미팅에 직접 참석하지 않은 팀일지라도 미팅의 내용을 빠르게 캐치할 수 있으며, 요약된 내용의 맥락을 미팅 원본 텍스트를 통해 정확하게 파악하고 협업할 수 있습니다.
미팅 노트는 강력한 영업 도구이자 자산입니다.
미팅 노트는 영업 진행에 필수적인 도구입니다. 그리고 AI를 사용하면 미팅 노트를 좀더 정확하고 효율적으로 작성하고 기록할 수 있어, 영업사원은 이제 고객에게 좀더 집중할 수 있습니다.
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고객과의 전화 통화, 온라인 미팅 및 오프라인 미팅을 자동으로 기록하고 요약할 수 있는 강력한 도구입니다.
