업무에서 클로바노트가 아닌 콜라보를 써야 하는 5가지 이유

업무를 위해서는 클로바노트로 충분하지 않은가? 라는 질문을 여러 번 받았는데요, 저도 클로바노트 파워 유저로서 개인 용도로 사용하기에는 충분히 좋은 툴 이라고 생각합니다. 하지만 업무에 사용해보니 클로바노트가 충족시켜 주지 못하는 Pain Point가 많았는데요, 이번 포스트에서는 사용자 입장에서 두 개의 툴을 구체적으로 비교해보겠습니다.

클로바노트에는 없는 워크스페이스 개념

콜라보(Callabo)에는 회사 단위로 사용 가능한 워크스페이스가 있습니다. 기업용 메신저인 슬랙을 사용해보셨다면 익숙한 개념이죠. 스타트업들이 많이 도입해서 사용중인 노션 또한 마찬가지구요.

그렇다면 워크스페이스를 어떻게 업무에 활용할 수 있을까요?

한 곳에 모인 미팅 데이터를 활용한 협업 툴

회사의 구성원으로서 AI 회의록 툴을 사용한다면, 팀원들과의 원활한 정보 공유를 위해 워크스페이스 기능은 필수입니다. 업무용으로 클로바노트를 사용하게 되면 저장한 미팅을 그때마다 동료에게 공유해줘야 하는데요, 1~2번 정도라면 괜찮을 수 있습니다. 하지만 비즈니스 미팅이 매일같이 있다면? 번거로움을 넘어서 공유 자체가 또 하나의 업무가 될 수 있습니다.

또한 미팅을 통해 파악한 정보가 한 곳에 모이지 못하고 파편화됩니다. 동료와 일을 하면서 파악할 수 있는 장점 및 개선점을 실시간으로 확인할 수 없어 협업을 통해 얻을 수 있는 이점이 사라집니다.

B2B SaaS에서 워크스페이스 기능은 선택이 아닌 필수이고, 콜라보(Callabo)는 팀 단위의 협업을 위해서 만들어졌습니다.

회사의 중요한 자산으로 저장되어야 하는 비즈니스 미팅

채널톡 Josh 대표님도 말씀하셨듯이 비즈니스 미팅은 회사 대 회사의 일이고 개인적인 일이나 자산으로 생각하면 안된다 는 관점에서 보면 클로바노트에 미팅이 저장되는 순간부터 이미 첫 단추가 잘못 끼워지는 거죠.

너무 회사의 입장만 고려한 게 아닌가? 라고 생각할 수 있지만 업무를 진행하며 생기는 비즈니스 미팅은 그 자체로 회사의 자산입니다.

비즈니스 미팅은 중요한 자산이라는 점을 리더는 업무가 시작되는 첫 날부터 생각하고 있어야 합니다. B2B 팀으로서 타 회사와 미팅을 하는 업무가 필수인 팀은 콜라보가 필수 툴입니다.

줌, 구글밋, 팀즈 등 화상회의 자동으로 레코딩

많은 기업들이 코로나를 겪으면서 화상회의 시스템을 도입할 수 밖에 없었죠. 코로나가 종식된 이후에도 여전히 많은 기업들이 화상회의를 사용합니다. 저도 전체 미팅의 70% 이상을 화상으로 하고 있습니다. 이동에 걸리는 시간을 아껴줄 수 있다는 부분이 가장 큰 요인이죠.

콜라보는 줌, 구글밋, 팀즈(예정) 등 다양한 화상회의 솔루션과 연동되어 있어서 캘린더에 화상미팅 링크 정보만 있으면 자동으로 알아서 녹화를 해줍니다. 클로바노트에는 없는 기능이죠.

화상 회의를 저장할 수 있다면, 업무상 어떤 장점이 있는지 알아보겠습니다.

휘발되는 미팅 저장 → 데이터 기반의 올바른 의사결정

화상미팅 자동 레코딩 기능은 기존에 휘발되고 있던 중요한 미팅을 회사 차원에서 데이터로 자산화 하고, 실제 데이터를 기반으로 더 올바른 의사결정을 내릴 수 있습니다. 

마케팅 업무와 비교해보면 너무나 당연한 이야기입니다. 마케팅에서는 고객이 남기는 팩트 데이터를 수집하고 이를 기반으로 최적의 결정을 내리는 노력들을 하고 있습니다.

하지만 비즈니스 미팅은 어떻게 하고 있나요? 고객과의 커뮤니케이션이 저장되지 않고 휘발되고 있습니다. 의사 결정을 할 때 활용할 수 있는 팩트 기반 데이터 자체가 없어요. 미팅 노트를 남기기는 하지만 모든 미팅마다 남기는 것도 아니고, 기록한다고 해도 팩트만 담긴 원본이 아니라 개인의 의견이 담겨 있는, 가공된 데이터가 남아 있습니다.

리더의 관점에서 실무자와는 다른 시각으로 판단해야 하는 정보들도 많을 거에요. 그래서 중요한 미팅을 원본으로 기록하면, 물리적으로 미팅에 참여하지 않아도 효과적인 의사결정을 내릴 수 있습니다.

영상에만 담겨있는 비언어적 표현과 고객 온도 파악

영상이 남아있다는 건 큰 가치가 있습니다. 라디오와 유튜브의 차이로 비유할 수 있겠는데요,  음성만 있을 때는 파악할 수 없는 표정과 같은 비 언어적 표현도 확인할 수 있습니다.

저도 미팅에 집중하다 보면 상대방의 비 언어적 표현을 놓칠 때가 많은데, 그런 것들을 제가 다시 보면서 확인할 수 있어서, 고객이 진짜 반응하는 부분을 파악하는 데에 콜라보가 큰 도움이 됩니다. 클로바노트로는 해결할 수 없는 부분이죠.

또 스스로 피드백을 하는 데에도 도움이 됩니다. 콜라보로 미팅을 다시 복기해보니, 제가 미팅 때 고객의 질문에 대해서 고민하고 대답할 때 시선 처리가 다른 곳을 향해있고 상당히 부자연스러운 것을 발견했습니다. 콜라보로 영상이 저장되어 있지 않았다면 이런 개선 포인트를 파악하지 못했을 겁니다.

신입 사원 온보딩에 소요되는 기간 1/3로 단축

화상회의 레코딩이 중요한 또 하나의 이유는, 새로운 팀원의 온보딩 기간을 기존 대비 획기적으로 단축시킬 수 있습니다.

대부분의 회사에서 신규 입사자가 팀에 입사하면 최소 3개월 이상 같이 미팅을 다니고, 제품에 대한 지식 전수, 기존에 진행하던 일에 대한 정보를 전달하는 데 많은 시간을 할애합니다.

하지만 콜라보로 미팅이 영상으로 저장되어 있으면 신규 입사자가 녹화된 미팅을 다시 보며 고객과 제품에 대한 이해도를 텍스트만 볼 때보다 빠르게 높일 수 있습니다. 이로 인해 리더는 일일이 모든 미팅을 함께 다니면서 지식을 전수하지 않아도 되기 때문에 온보딩에 걸리는 시간을 획기적으로 줄이는 것이 가능합니다.

Gong 케이스 스터디에 따르면 Plate IQ는 신규 입사자의 온보딩 기간을 기존 1년에서 Gong을 도입한 후 몇 주 이내로 줄이는 데 성공했다고 합니다.

업무용이라면 결론은 콜라보

정리하면 개인용 / 업무용 이라는 용도에 따라서 어떤 툴을 선택할 것인지가 나눠집니다. 개인용으로 사용하기에는 클로바노트는 더할 나위 없이 좋은 툴입니다. 하지만 회사 업무를 위해서 AI 어시스턴트가 필요하다면 협업이 가능한 콜라보가 적합한 툴이죠.

클로바노트 vs 콜라보, 둘 다 좋은 툴인 것은 분명합니다. 다만 내가 사용하고자 하는 목적이 무엇인가에 따라서 선택이 달라진다고 볼 수 있습니다.

업무에 활용하기 위해서라면 콜라보는 선택이 아닌 필수 툴입니다.