세일즈팀을 위한 미팅 노트 자동 기록 소프트웨어 (Conversation Intelligece) 비교

세일즈에서 가장 중요한 것은 고객과의 미팅입니다. 잠재 고객과의 미팅을 통해 고객의 진짜 니즈는 무엇인지, 고객의 현재 문제와 문제의 배경은 무엇인지 등을 이해하고 거래를 성사시킬 수 있습니다.

그리고 미팅을 통해 파악한 정보는 모두 미팅 노트를 통해 기록되어야 합니다. 잘 기록된 미팅 노트를 통해 세일즈를 직접 진행하지 않는 타 팀원들도 고객과 고객의 요구사항을 이해할 수 있고, 제품 개선에 대한 힌트를 얻을 수 있습니다.

그러나 미팅 노트를 정리하는 것은 생각보다 많은 시간을 쏟아야 하는 일입니다. 또한 미팅 노트를 정리하기 위해 미팅 도중 계속해서 중요한 정보가 포착될 때마다 메모를 하다 보면 고객에게 집중하기 어려울 수 있습니다.

미팅 노트 자동 기록 소프트웨어는 이 지점에서 영업사원을 도와줄 수 있습니다.

미국에서는 Conversation Intelligence라고 하는 소프트웨어들은, 온라인&오프라인 미팅을 자동으로 녹화하고 텍스트로 저장한 후, Chat gpt와 같은 AI를 기반으로 미팅에서 포착된 고객의 요구사항 및 미팅 이후 해야 할 Next Action을 자동으로 추출해, 영업사원이 미팅에만 집중할 수 있게 도와줍니다.

이 포스트에서는 미팅 노트 기록 솔루션의 장점과, 국내외의 미팅 노트 기록 솔루션들을 비교해보겠습니다.

미팅 노트 기록 소프트웨어란?

미팅 노트 기록 소프트웨어는 온라인 & 오프라인에서 진행되는 미팅을 녹화하고 텍스트로 기록한 후, AI를 통해 미팅에서 포착된 주요 정보를 자동으로 추출해줍니다. 특히 고객의 주요 요구사항이나 미팅 이후 진행해야 할 Action Item을 추출하여, 영업사원이 미팅에만 집중하고 고객과의 팔로업 액션을 놓치지 않게끔 도와줍니다.

미팅 노트 기록 소프트웨어 작동 방식

일반적으로 미팅 노트 기록 소프트웨어들은, 미팅이 진행되면 해당 미팅의 영상 및 음성을 녹취하여 텍스트로 변환하고 저장하는 방식으로 작동합니다.

• 온라인 미팅 자동 녹화 : Google Meet / Zoom / Teams 등을 통해 진행되는 온라인 미팅을 자동으로 녹화합니다. 또한 자체 녹음한 녹음파일이 있다면 녹음 파일을 업로드할 수 있습니다.
• 오프라인 미팅 녹취 : 모바일 앱이나 크롬 브라우저 녹음 등의 방법을 이용해 오프라인 미팅을 녹음하여 텍스트로 변환하고 저장할 수 있습니다.
• 화자 자동 분리 및 발화비율 추출 : 미팅에서 녹음된 음성을 기반으로 AI가 발화자를 자동으로 분리합니다. 또한 발화자별 발화 비율을 자동으로 계산하여 나타내줍니다. 이를 통해 영업팀은 미팅에서 고객의 말을 얼마나 경청하고 있는지, Feature Dumping을 하고 있는 것은 아닌지 등을 바로 파악할 수 있습니다.
• 주요 키워드 및 미팅 주제 추출 : AI를 기반으로 미팅에서 논의한 주제와 키워드를 추출합니다. 이를 통해 미팅에 참여하지 않은 사람도 미팅에서 어떤 내용이 논의되었는지를 직관적으로 파악할 수 있습니다.
• CRM 연동 : 미팅 노트가 반드시 기록되어야 하는 장소는 CRM입니다. 미팅 노트 기록 소프트웨어는 Salesforce나 Hubspot, Pipedrive 등의 CRM과 연동되어 영업 사원이 CRM에 미팅 노트를 기록해야 하는 업무를 자동화할 수 있습니다.
• 협업툴 연동 : CRM을 사용하지 않는 타 팀에게도 미팅 노트는 중요합니다. 대부분의 미팅 노트 기록 소프트웨어는 Slack이나 Notion 등의 협업툴에 연동되어, 영업 이외의 다른 팀도 고객을 이해할 수 있게 도와줍니다.

미팅 노트 자동 기록 소프트웨어의 장점

1. 영업 미팅 생산성 향상 : 미팅 노트 작성을 위해 메모할 필요가 없어지기 때문에, 고객과의 대화에만 집중하여 좀더 효율적이고 생산적인 미팅을 진행할 수 있습니다.
2. CRM 입력 업무 자동화 : CRM 연동을 통해 고객과의 미팅에서 얻은 주요 정보를 자동으로 입력할 수 있어, 영업사원이 CRM을 관리해야 하는 업무 부담이 줄어듭니다. 또한 CRM에 자동으로 고객 미팅 노트가 기록되기 때문에, 고객 정보에 대한 기록 유실이 발생하지 않습니다.
3. 신규 입사자의 온보딩 자료로 활용 : 미팅 노트 기록 소프트웨어는 고객과의 미팅을 녹화하고 텍스트로 변환해 저장하기 때문에, 신규 입사자가 입사했을 때 온보딩 자료로 활용할 수 있습니다. 고객은 어떤 이유로 우리 제품을 찾아오는지, 주로 어떤 방식으로 질문하는지 등을 저장된 미팅을 통해 학습하고 롤플레잉을 진행할 수 있습니다.
4. 영업사원별 맞춤형 세일즈 코칭 : 저장된 미팅과 미팅 노트를 통해, 영업사원이 더 많은 거래를 성사시킬 수 있게 맞춤형으로 코칭을 지원하여 성과를 높일 수 있습니다.
5. 고객 이해도 향상 : 협업툴 연동을 통해 미팅 노트를 자동으로 팀에 공유할 수 있어, 고객을 직접 만나지 않는 팀에서도 고객에 대한 이해도를 높일 수 있습니다.

미팅 노트 기록 소프트웨어 비교

그렇다면 우리 회사에 맞는 미팅 노트 기록 소프트웨어에는 어떤 것들이 있을까요?

1. 콜라보 (Callabo)

콜라보는 AI를 기반으로 온라인 & 오프라인 미팅을 텍스트로 저장하고 자동으로 요약해, 영업사원이 고객에게 집중하고 더 많은 거래를 성사시킬 수 있도록 돕는 AI 소프트웨어입니다. 

콜라보는 온라인 & 오프라인 미팅을 자동으로 녹화하고 텍스트로 변환해 저장합니다. 또한 AI를 이용해 미팅을 자동으로 요약하고 고객에게 해야 할 일을 추출할 수 있으며, Slack, Salesforce 등 팀에서 사용하는 플랫폼에 요약된 내용을 자동으로 전송할 수 있습니다.

주요 특징

• 한국어 전사 지원 : 콜라보는 주요 미팅 노트 소프트웨어가 지원하지 않는 한국어를 완벽하게 지원합니다.
• 통화 녹음 지원 : 타 미팅 노트 솔루션에서 지원하지 않는 전화통화 저장 및 요약을 지원하여, 고객과의 모든 음성 커뮤니케이션을 관리하고 개선할 수 있습니다.
• 발화 비율 분석 : AI가 자동으로 화자를 분리하고 발화 비율을 분석해, 독백이 너무 길지는 않았는지, 고객이 너무 말을 적게 한 것은 아닌지 등을 식별하고 개선할 수 있습니다.
• AI 자동 요약 : 미팅에서 논의한 주요 내용을 주제별로 요약해, 미팅 노트 작성 시간을 1/10으로 단축시킬 수 있습니다.
• 협업툴 연동 : 콜라보에서 생성된 요약 및 주요 키워드를 지정된 슬랙 채널로 자동으로 전송할 수 있습니다. 이를 통해 고객과 직접 만나지 않는 타 팀에서도 고객 미팅을 빠르게 파악하고 고객 이해도를 높일 수 있습니다.
• 팀 단위 사용 지원 : 팀 단위의 워크스페이스가 존재하여, 영업 관리자가 영업 팀의 미팅을 검토하고 부족한 부분을 체크하여 팀의 성과를 개선할 수 있습니다.

가격

콜라보는 사용자당 월 30,000원(VAT 별도) 로 이용할 수 있습니다. 또한 저장된 미팅을 조회할 수 있는 Guest 권한을 무료로 지원하여, 팀 전체가 고객에 대한 이해도를 높일 수 있습니다.

2. 클로바노트 (Clovanote)

클로바노트는 모바일 앱을 이용해 강의/회의 등에서 발생하는 음성을 녹취하고 텍스트로 변환할 수 있는 개인용 소프트웨어입니다. 강의나 세미나를 텍스트로 저장하고 정리하는 데 유용합니다.

주요 특징

• 한국어 전사 지원 : 클로바노트는 영어 이외 한국어, 중국어 등의 텍스트 변환을 지원합니다.
• 발화 비율 분석 : 회의에서 녹음된 음성을 기반으로 발화자를 자동으로 분리하고, 발화자별 회의 내 대화 비율을 계산해줍니다.
• AI 자동 요약 : 미팅에서 발화된 음성을 텍스트로 전사 후, 주제별로 요약하여 미팅 노트 작성 시간을 단축할수 있습니다.

가격

• 클로바노트는 현재 무료로 제공되며, 매월 300분 (데이터 학습 제공 동의 시 매월 600분)을 무료로 제공합니다. 그렇지만 제공된 시간을 모두 소진했을 경우 추가 시간 구매를 제공하지 않습니다.

3. Gong.io

Gong.io는 세일즈팀의 성과를 높이기 위한 AI 소프트웨어입니다. 온라인 미팅 녹화를 통해 분석하여 영업 담당자의 대화 스킬, 고객 반응, 경쟁사 정보 등을 파악하고 코칭에 활용할 수 있게 해줍니다. 또한 이메일, 화상 회의 등 다양한 커뮤니케이션 채널에서의 영업 활동 데이터를 통합 분석하여 팀 전체의 영업 역량 강화를 지원합니다.

주요 특징

• AI 기반 세일즈 코칭 데이터 제공 : AI를 기반으로 영업 담당자의 대화 패턴 및 고객 반응을 분석해 개선이 필요한 부분을 찾아냅니다.
• Call Library를 통한 Best Practice 팀 내 공유 : Best Sales Call 등을 별도 Library로 저장하여, 팀 내 온보딩 자료로 사용 가능
• 이메일 연동 : 고객과의 음성 커뮤니케이션 및 이메일 커뮤니케이션을 연동하여, 한 명의 고객과의 모든 커뮤니케이션 통합 관리 및 맥락 파악 가능
• 발화패턴 분석 : 고객 데이터를 White Label로 학습하여, 미팅에서 발화된 고객의 주요 정보 등을 AI 기반으로 Highlighting 가능

가격

Gong.io는 주로 엔터프라이즈 규모의 회사에서 사용하며, 홈페이지에 게시된 표준 가격은 없습니다. 모든 가격은 Gong의 세일즈팀과 미팅 후 결정됩니다.

4. Fireflies.ai

Fireflies는 온라인 및 오프라인 미팅을 자동으로 녹화하고 텍스트로 변환하는 AI 기반 소프트웨어입니다. 고객과의 미팅 중에 논의된 주요 사항들을 AI 기반으로 요약하고 추출해줍니다. 또한, 사용자가 미팅 내용을 쉽게 검색하고 공유할 수 있도록 도와줍니다.

주요 특징

• 다국어 텍스트 지원 : AI 기반 음성 인식을 활용한 미팅 다국어 텍스트 변환을 지원
• AI 자동 요약 : 미팅 내용 중 주요 사항을 AI 기반으로 자동 요약하고 Next Step을 자동 추출
• 키워드 분석 : 사전에 설정한 키워드를 기반으로, 미팅에서 해당 키워드가 얼마나 발화되었는지를 Report 형태로 제공
• 다양한 연동 지원 : 다양한 툴과의 연동을 지원. Dialar, Storage 툴과 연동하여 미녹화된 미팅 및 데이터 전송 가능

가격

Fireflies는 무료 플랜을 제공하지만, 무료 플랜에서는 월 800분의 시간만을 제공합니다. 팀 단위로 사용하기 위해서는 유료 플랜인 Pro 플랜(Seat당 월 19$) 부터 Enterprise 플랜 (Seat당 월 39$)의 가격으로 이용할 수 있습니다.

좋은 미팅 노트 기록 소프트웨어를 선택하기 위해서는?

미팅 노트 기록 소프트웨어를 선택하기 위해서는, 먼저 현재 우리 회사의 세일즈 팀이 무엇을 필요로 하는지를 파악해야 합니다. 예를 들어 한국어 미팅이 대부분이라면, 한국어 텍스트 변환 및 요약 지원이 원활하면서도 가볍게 사용할 수 있는 Callabo가 좋은 선택이 될 수 있습니다. 세일즈 팀이 거대해서 팀 퍼포먼스를 유지하는 것이 어렵다면 Gong.io이 좋은 선택이 될 수도 있죠. 영어 미팅이 대부분이지만 팀의 규모가 작다면 Fireflies가 좋은 선택이 될 수도 있습니다.

중요한 것은, 우리 회사의 세일즈 팀이 가지고 있는 니즈를 정확히 파악하고, 니즈에 맞게 합리적인 가격을 제공하는 소프트웨어를 사용해 궁극적으로 세일즈 팀의 역량을 끌어올리는 것입니다.