미팅 녹화 소프트웨어에 대한 5가지 질문들

이번 포스트에서는 미팅 녹화 소프트웨어를 사용할 때 고객분들이 많이 물어보시는 질문들을 모아봤습니다.

질문 1. 미팅 녹화 소프트웨어는 어떻게 작동하나요?

미팅 녹화 소프트웨어는 2가지 방식으로 사용할 수 있습니다.

1. 온라인 미팅 자동 녹화
2. 오프라인 미팅 녹취

콜라보와 같은 미팅 녹화 소프트웨어에 캘린더를 연동해놓으면, 연동된 캘린더의 일정을  자동으로 스캔하여 온라인 미팅에 자동으로 참석하고 미팅을 녹화할 수 있습니다.

오프라인 미팅의 경우, 모바일 앱을 실행시키거나 PC의 음성 녹음 기능을 통해 미팅을 녹취할 수 있습니다

두 가지 케이스 모두 언제든지 녹화를 일시 중지하거나, 중단할 수 있습니다.

질문 2. 영업 팀에서 미팅 녹화 소프트웨어를 어떻게 활용할 수 있나요?

미팅 녹화 소프트웨어를 사용하는 가장 좋은 방법은, 녹화된 미팅을 분석하여 팀원들을 교육하고 퍼포먼스를 향상시키는 것입니다.

미팅 녹화를 통한 코칭은 아래와 같이 진행해볼 수 있습니다.

1. 중요한 Deal과 관련된 미팅 녹화본을 팀원과 같이 리뷰할 수 있습니다.
2. 미팅 녹화본을 보면서 고객의 이의 제기 상황을 시뮬레이션해볼 수 있습니다.
3. 미팅 녹화 소프트웨어를 통해 측정된 지표(발화 비율 등)를 측정해 영업 담당자가 너무 말을 많이 한 것은 아닌지 등을 파악할 수 있습니다.
4. 미팅 녹화본을 리뷰하면서 Next Action Item이 명확했는지 등을 파악할 수 있습니다.

또한, 녹화된 미팅을 신규 영업 담당자의 교육 자료로서 활용할 수 있습니다.

1. 산업군별로 고객사를 나눈 후 해당 고객사와 진행된 미팅 녹화본을 신규 세일즈 입사자분께 교육 자료로 제공할 수 있습니다.
2. 고객사의 규모에 따라 SMB / 엔터프라이즈 등으로 분류한 후, 분류된 고객사와 진행한 미팅 녹화본을 교육 자료로 사용할 수 있습니다.

미팅 녹화본을 통해 신규 영업 담당자를 교육하면, 영업 담당자가 현장에서 고객이 어떻게 질문하는지를 적은 리소스로 파악할 수 있으며, 영업 단계에 따라 고객과 어떻게 커뮤니케이션하는지에 대한 생생한 정보를 제공할 수 있습니다.

질문 3. 영업 담당자가 미팅 녹화를 불편해하진 않을까요?

많은 분들께서 여쭤보시는 질문입니다. 내 업무 상황을 있는 그대로 공유해야 한다는 점에서 일견 감시라고 느낄 수 있는데요.

실제로 미팅 녹화 소프트웨어를 사용하시는 영업 담당자분들은 미팅 녹화 소프트웨어의 가장 큰 팬이 되는 경우가 대부분입니다.

미팅 녹화 소프트웨어가 영업 담당자에게 사랑받는 이유는 아래와 같습니다.

1. 미팅 도중에 메모할 필요가 없어집니다. 미팅 녹화 소프트웨어가 고객의 모든 대화를 기록하기에, 고객에게 온전히 집중할 수 있습니다.
2. 미팅을 회고하고 분석해, 다음 번 미팅을 좀더 잘하기 위해 무엇을 개선해야 하는지 파악할 수 있습니다. 
3. 미팅 정리 작업이 간소화됩니다. 미팅 녹화 소프트웨어는 미팅이 끝나면 미팅 내용을 요약하고, 미팅 이후 해야 할 일을 자동으로 추출해주기 때문에 미팅 정리 시간을 대폭 단축할 수 있습니다.

질문 4. 미팅 녹화 소프트웨어를 다른 팀과도 같이 사용할 수 있을까요?

녹화된 미팅을 영업팀이 아닌 다른 팀과 같이 공유하여 사용할 수 있습니다.

대표적인 예시는 아래와 같습니다.

1. 마케팅 메시지 작성 : 녹화된 미팅을 통해 고객이 우리 제품에 대해 무엇을 궁금해하는지, 어떤 문제를 해결하기 위해 우리 제품을 찾아왔는지를 파악하고, 이를 컨텐츠로 만들어 영업팀을 지원할 수 있는 콘텐츠를 생산해낼 수 있습니다.
2. 고객 지원팀 : 영업팀의 미팅을 공유받음으로서, 고객 지원팀에서는 고객이 어떤 문제를 해결해야 하는지를 누락 없이 이해할 수 있으며, 영업 팀에서 어떤 제안을 했는지를 파악하고 제품 사용을 도와 고객을 성공으로 이끌 수 있습니다.
3. 제품팀 : 고객이 요청한 개선사항을 녹화된 미팅을 통해 파악하고, 고객이 어떤 맥락에서 기능 개선을 요청했는지 파악해 JTBD를 확인하고 제품을 개선할 수 있습니다.

질문 5. 미팅 녹화 소프트웨어는 합법인가요?

국가별로 다를 수 있지만 한국을 기준으로, 당사자간의 미팅 혹은 통화에 대한 녹취는 합법입니다. 

또한 해당 녹음을 녹취 당사자의 직무와 관련된 범위 내에서 공유하여 사용하는 것도 합법입니다. 

국내 대법원 판례에 따르면, 회사가 업무상의 목적으로 녹취 시스템을 활용해 고객 간의 대화내용(판례에서는 통화 녹취입니다)을 녹취한 행위에서, 회사를 녹취 당사자로 보아 통신비밀보호법을 위반하지 않는다는 판례가 존재합니다.

즉, 회사 입장에서 업무상의 목적을 위해 고객 미팅을 녹취하는 행위는 합법인 것이죠.

가장 좋은 방법은, 고객에게 미팅 녹취에 대해 동의를 구하고, 녹취된 미팅 원본 및 요약 파일을 공유하여 투명하게 업무를 진행하는 것입니다.

콜라보와 같은 미팅 녹화 소프트웨어에서는 비밀번호를 기반으로 특정 미팅을 고객과 공유할 수 있는 기능을 제공하고 있어, 고객에게 녹취에 대한 동의를 구하고 투명하게 업무를 진행할 수 있는 환경을 마련해드리고 있습니다.

여전히 궁금하신 점이 있나요? 이 링크를 통해 콜라보팀과 커피챗을 신청해주시거나, 아래 버튼을 통해 콜라보를 무료로 사용해보실 수도 있습니다.