By Michael Choi in Conversation Intelligence — Jun 20, 2024

세일즈 CRM 데이터 입력을 자동화해야 하는 4가지 이유

이 글은 GTMnow의 How CRM Data Entry is Eating your Sales 를 의역했습니다.

영업사원들이 실제로 영업에 투입하는 시간은 해마다 줄어들고 있습니다. 고객과의 커뮤니케이션 외에도 여러 잡다한 업무가 많아지고, 그 중에서도 CRM 데이터 수동 입력은 시간을 잡아먹을 뿐만 아니라 많은 마찰을 일으키는 주요 원인으로 꼽힙니다.

영업 관리자로서 여러분은 영업사원들이 영업에 집중하기를 바라지만, 동시에 영업 현황을 관리하기 위해서는 CRM 내 데이터도 필요합니다. 어떻게 적절한 균형을 찾을 수 있을까요? 연구에 따르면 Salesforce를 사용하는 직원은 주당 약 4시간을 CRM에 데이터를 입력하는 데 할애한다고 합니다. 과연 이게 맞을까요?

더 중요한 것은, 데이터 입력 문제가 단순히 영업 리소스의 10%를 잡아먹는다는 "사실"보다 훨씬 크다는 점입니다. 이는 직원 만족도, 경영 의사 결정, 영업 성과 향상에 광범위한 영향을 미칩니다. 이 글은 이러한 문제에 대한 인식을 높이기 위한 계기가 되고자 합니다.

실무자들은 수동으로 데이터 입력하는 것을 극도로 싫어합니다

이메일과 연락처 정보를 CRM 시스템에 추가하는 것은 반복적인 작업이며, 영업사원이 달성하는 결과에 큰 가치를 더하지 않습니다. 당연히 영업사원들은 이 일을 피하려고 할 것입니다. 그들을 탓할 수 있을까요? 결국 그들은 고객과 소통하는 데 시간을 더 쓰고 싶어하며, 이는 회사의 이익에도 부합합니다.

이런 맥락에서 영업사원들이 CRM에 영업 데이터를 입력하도록 장려하기 위해 일부 회사들은 보너스 체계를 변경하기도 합니다. 이는 종종 최후의 수단이지만, 여전히 매우 원시적인 사람 관리 방식입니다. 좋은 실적을 냈지만 데이터를 제대로 입력하지 않아 보너스를 받지 못하는 직원의 심정을 상상해 보세요. 회사가 원하는 건 결국 이 사람이 시스템에 데이터를 입력하는 대신 더 많은 영업 활동을 하기를 바라는 것 아닌가요?

물론 이는 단순히 업무의 일부라고 말할 수 있습니다. 하지만 최고의 역량을 발휘하는 우수 인재가 더 많은 성과를 내는 걸 원하시죠? 그렇다면 보너스 지급을 거부하는 대신 중요한 일에 집중하기 위한 다른 해결책을 고려해 보는 것이 좋을 것 같습니다.

언제나 맹점이 있기 마련이다

여러분 조직의 데이터 입력 프로세스가 잘 작동하고 있다고 생각하시나요? 직원들이 매일같이 CRM을 업데이트하지 않는다면 아마도 틀렸을 것입니다. 평균적으로 갱신되는 영업 데이터의 40%만이 CRM에 입력됩니다. 이유는 명확합니다.

데이터 입력을 아무리 엄격하게 통제해도 직원들은 항상 특정 정보를 입력하는 것이 가치를 더할지 평가할 것입니다. 예를 들어, 상당한 진전이 없다면 잠재 고객의 세부 정보는 아마도 CRM에 입력되지 않을 것입니다.

생산성 차원에서 이러한 접근 방식은 타당하며 직원이 진전이 있는 영업 기회에 집중할 수 있게 해줍니다. 그러나 경영진 입장에서는 (거의) 성과를 낸 것에 대한 데이터만 있을 뿐, 성과를 내지 못한 것에 대한 데이터는 없다는 결과를 초래합니다. 이는 올바른 의사 결정을 방해할 수 있습니다.

수동 데이터 입력의 추가적 단점들

직원들이 정보를 입력하지 않을 수 있는 다른 이유도 많이 있습니다. 예를 들어, 아직 Salesforce 사용 교육을 받지 않은 신입 사원들을 생각해 보세요. 심지어 최고 성과자 중 일부는 회사 내 자신의 위치를 강화하기 위해 정보를 감추기도 합니다.

게다가 데이터는 일반적으로 한 주 또는 한 달 중 특정 시점에만 입력됩니다. 데이터 입력 알림이 전송되거나, 결과를 논의하는 팀 회의 직전에 이뤄지죠. 이는 올바른 의사 결정을 내리기 위해 실제로 CRM에 모든 정보가 있는 시점이 특정 시점에만 국한됨을 의미합니다.

마지막으로, 영업 사원이 퇴사하면 어떻게 될까요? 일반적으로 파이프라인의 상당 부분이 연기처럼 사라집니다. 마치 존재하지 않았던 것처럼 말이죠. 그동안의 영업 내역은 모두 사라지고, 심지어는 해당 잠재 고객을 이어받은 다른 영업 사원이 과거 내역을 모른 채 업무를 진행해야 할 수도 있습니다. 데이터가 입력되지 않았기 때문입니다.

콜라보를 통한 자동화만이 유일한 해결책인 이유

이런 일들이 여러분 조직에서 일어나지 않는다고 생각하신다면, 직원들이 시스템에 모든 데이터를 입력하도록 하는 데 얼마나 많은 노력이 들었는지 되돌아보세요. 직원들은 요구 사항을 충족시키면서도 보너스를 높일 수 있는 최대한의 시간을 확보하기 위해 가장 효율적인 접근 방식을 사용합니다. 이는 기본적으로 모든 정보가 입력되지 않음을 의미합니다.

문제의 비용과 복잡성, 그리고 직원들의 이해 상충을 고려할 때, 진정한 해결책은 오직 이 작업을 그들에게서 덜어주는 것뿐입니다. 데이터 입력에 소비되는 주당 4시간 이상, 그리고 이를 두고 벌어지는 논의에 할애되는 시간과 에너지는 이 과정을 자동화함으로써 절약될 수 있습니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 콜라보는 3문단 요약, 주요 논의 사항, 액션 아이템을 미팅이 끝나자마자 생성해주고 이를 세일즈포스, 파이프드라이브, 릴레잇 과 같은 세일즈 CRM과 연동해, 자동으로 데이터를 입력해 줍니다.